L’événement digital reprend les bases d’un événement physique et y ajoute l’organisation de l’événement en différentes sessions en ligne ainsi que l’utilisation de webinar et webcast. Il est devenu la solution la plus adaptée au contexte actuel et un avantage apporté par les technologies de l’information et des télécommunications. Cependant, il est nécessaire de découvrir tous les avantages de son organisation avant de passer à l’action ?

Objectifs de l’organisation d’un événement digital !

Pour commencer, l’organisation d’un événement digital nécessite une meilleure stratégie digitale pour rendre l’événement plus innovant, plus interactif, plus intuitif et plus expérientiel. Ensuite, c’est la mesure de l’événement vert qui s’est démocratisée avec la crise sanitaire. Et puis la plupart des événements réalisés en mode physique peuvent être repris en mode virtuel ou en ligne. À savoir : l’événement amical, l’événement professionnel (team building, formation, assemblée générale, table ronde, plénière, live, interview, symposium, convention, lancement de produit, salon d’étude, soirée, etc.), l’événement religieux, l’événement culturel, l’événement familial, l’événement politique (congrès, conférence, séminaire, etc.), l’événement 24h/24, webcast, webinar….

En outre, l’objectif est de surmonter les contraintes logistiques et géographiques souvent rencontrées dans le cadre d’un événement physique. Aussi, vous pouvez faire du travail en équipe, mener des études ou des formations en ligne, prendre des rendez-vous avec des professionnels, surveiller à distance votre domicile ou vos patients, effectuer votre télétravail, etc. En outre, c’est une économie d’énergie, de temps et d’argent et un geste éco-responsable. Enfin, elle favorise le développement des TIC et la maîtrise des différents outils numériques qui lui sont associés… Pour en savoir plus, veuillez suivre ce lien www.bisons.io.

Les contraintes de l’organisation d’un événement digital !

Veuillez toujours prendre connaissance de la technique du bouche-à-oreille pour pouvoir vous engager auprès des prestataires spécialisés dans l’organisation d’événements digitaux. Ensuite, observez bien aussi : la notoriété et la réputation du prestataire, la qualité du service client, les conditions générales de la prestation, les différents types de plateforme d’organisation, les différents supports informatiques utilisés, les fonctionnalités du backoffice, les fonctionnalités de l’application mobile. Puis, vous devez préciser à l’avance : le type d’événement digital à organiser, le type de public cible, la durée de la prestation, le nombre de participants, les objectifs de l’événement, les contenus….

Différents types d’événements digitaux sont possibles !

Différents formats d’événements digitaux sont possibles. À savoir : les formations, les interviews, les conférences, les lancements de produits, les tables rondes, les salons professionnels, les webinaires, les webcasts, les webémissions, les événements en direct, les événements à la demande, les événements 24 heures sur 24, les simulations, les team building et bien d’autres encore.

  • La formation en ligne : également appelée e-learning ou e-formation, comprend l’ensemble des moyens et solutions numériques facilitant l’enseignement télématique, l’e-formation, l’éducation web, la téléformation, la formation continue, la formation initiale ou la formation alternée sur des thèmes variés ;
  • L’interview : désigne une séance journalistique diffusée publiquement et impliquant l’échange de questions et de réponses entre 2 personnes (journaliste et interviewé) ;
  • La conférence en ligne : se déroule via un réseau informatique. En fait, l’organisateur invite la cible en lui joignant le code d’accès et le lien pour participer. Cela peut s’appliquer à une formation à distance ou une réunion de travail ou un travail collaboratif ou une relation client-partenaire ou autre ;
  • Le team building digital : est une activité (quiz interactif, atelier culinaire, atelier culturel, chasse au trésor, création de message publicitaire, concours musical, escape game virtuel, etc.) spécialement conçue pour renforcer la cohésion d’équipe ;
  • L’événement live : est diffusé en direct, en temps réel et ne nécessite pas de pré-enregistrement ;
  • L’événement simulé : est un mélange de webinaire préenregistré et d’interaction en direct. En fait, un événement simulé nécessite un pré-enregistrement et un support audio-vidéo pour être diffusé à une date donnée ;
  • L’événement on demand : implique le pré-enregistrement du contenu afin que les participants puissent y accéder discrètement en ligne…

Les caractéristiques d’un événement digital !

Il existe 2 principales plateformes qui peuvent prendre en charge l’organisation d’un événement digital. À savoir : la plateforme spécialisée sur certaines étapes et celles dites tout-en-un. D’une part, la plateforme spécialisée sur certaines étapes s’occupe de la billetterie, de l’inscription, du planning. D’autre part, la plateforme tout-en-un s’occupe de l’avant et de l’après événement. Elle intègre les fonctionnalités suivantes : le site vitrine, l’inscription à l’événement, le programme avec les informations détaillées, la conférence en direct, les ateliers, pour garder un espace de travail collaboratif, le networking, la vidéoconférence, la boîte à outils, l’analytique pour visualiser les rapports détaillés, la sécurité, le multisports, le RGPD et les différents types d’événements numériques imaginables.

Ensuite, les composantes d’un événement numérique comprennent : le back office et l’application mobile. En effet, le back office permet de : créer un site web personnalisé, choisir le lieu, concevoir et envoyer des emails, s’inscrire en ligne, gérer la liste des participants, intégrer des formulaires, suivre les activités, utiliser le calcul du ROI et l’outil de reporting. D’autre part, l’application mobile comprend : la carte interactive, l’espace de mise en réseau, la prise et le partage de photos, l’interactivité, le fil d’actualité et les enquêtes de satisfaction. Ensuite, pour la rendre efficace, l’organisateur doit savoir : établir les codes numériques, structurer le débat et impliquer le public. Enfin, sa mise en œuvre doit respecter les normes actuelles relatives aux nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Les avantages de l’organisation d’un événement digital !

L’organisation d’un événement digital est plus avantageuse que celle d’un événement en format physique classique.

  • La centralisation de la gestion des données : elle permet d’avoir une vision unie de toutes les données et respecte le RGPD grâce à l’enregistrement unique ;
  • La modernisation et la fluidité du service : concerne principalement l’image ;
  • L’optimisation de la coordination des équipes : la solution événementielle tout-en-un facilite la gestion des tâches, de la comptabilité, des activités des professionnels de l’événementiel, des équipes marketing ou commerciales. En effet, toute l’équipe connectée peut avoir accès aux mêmes informations en temps réel ;
  • L’économie d’énergie, de temps et d’argent : l’événement numérique offre une réduction du coût total de l’organisation, évite les pertes de temps et permet aux équipes de travailler sur les mêmes outils. Il réduit le nombre de prestataires à engager et le nombre de déplacements nécessaires à son organisation. Vous pouvez également augmenter le nombre de places, ajouter des modules interactifs à la plateforme, mieux ajuster les ateliers et surmonter les contraintes géographiques et logistiques ;
  • Une solution éco-responsable : pour éviter les effets causés par les déplacements, l’empreinte carbone personnelle, la crise sanitaire et l’impression des données de communication ;
  • La flexibilité : par rapport aux différentes contraintes et au nombre de participants ;
  • La durabilité : grâce à la réduction de l’empreinte carbone ;
  • Une solution événementielle tout-en-un : qui regroupe en une seule interface les différents composants (inscription en ligne, participation et suivi de la scène virtuelle, participation aux ateliers, prise de rendez-vous, navigation dans une boîte à outils, visualisation des rapports et analyse des données, visualisation du programme et de l’agenda, formation en ligne, etc.) indispensables au bon déroulement de l’événement digitalisé.
  • Une offre de service personnalisée : incluant la rédaction et l’envoi des relances et invitations, la configuration et l’insertion des contenus, le respect du cahier des charges, le débriefing pré-événement, l’animation et la gestion de la plateforme tout au long de la session en ligne, l’unicité du chef de projet événementiel…